Aufgabenplanung

In zahlreichen Bereichen kirchlicher Arbeit fallen Aufgaben an, die mit einer bestimmten Regelmässigkeit stattfinden. Viele davon sind an den Lauf des Kalenderjahres oder des Kirchenjahres gebunden. Sie sind gut planbar.

Die Planung von sich wiederholenden Aufgaben dient der Strukturierung der Tätigkeiten innerhalb eines Jahres und hilft, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit optimal zu nutzen.

Arbeitsplanungsinstrument

Die Planung von Aufgaben, die im Laufe eines Jahres anfallen, ist eine Hilfe für die Organisation von Anlässen, die jedes Jahr stattfinden. Ein Teil dieser Arbeit kann über die Erstellung eines Predigt- oder Gottesdienstplans erfolgen. Mit zu berücksichtigen sind aber auch andere Termine wie beispielsweise eine Kirchgemeindeversammlung, eine Gemeindereise, Seniorenferien, ein Kinder- und Jugendlager, ein Konfirmandenlager oder eine Konfirmandenreise etc..

Für die Festlegung der Termine sind im Sinne der gemeinsamen Gemeindeleitung Vorstand und Pfarramt zuständig. Um Terminkollisionen zu vermeiden, ist eine gemeinsame Erstellung der Jahresplanung unbedingt notwendig. Die Frage nach dem Gleichgewicht zwischen Aufgaben und Pensum stellt sich in vielen Teilzeitpfarrämtern. Gemeindeglieder und Vorstände sind sich oft nicht bewusst, dass in einem Teilzeitpfarramt nicht gleich viel geleistet werden kann wie in einem Vollzeitpfarramt.

Das Arbeitsplanungsinstrument ist eine Excel-Tabelle, die genau in solchen Fällen weiterhilft. Sie gibt Aufschluss darüber, ob geplante Vorhaben im Rahmen der Möglicheiten einer Kirchgemeinde oder eines Pfarramts sind - oder nicht. Das Planungsinstrument errechnet den Zeitbedarf aufgrund von Erfahrungswerten. Es ist nicht zu verwechseln mit einer Zeiterfassung.

Arbeitsplanungstool
Merkblatt zur Aufgaben- oder Jahresarbeitsplanung
Handbuch Aufgabenplanung

Überprüfen von Pensum und Pflichtenheft

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im kirchlichen Bereich sind nur in einem Teilpensum angestellt. Die Aufgaben sind im Pflichtenheft oder in der Stellenbeschreibung festgehalten; die zur Verfügung stehende Arbeitszeit ist durch die Stellenprozente vorgegeben.

Mit der Erstellung einer Aufgabenplanung für ein ganzes Jahr lässt sich überprüfen, ob die Aufgaben, die einer Stelle zugewiesen sind, im Rahmen des Pensums überhaupt erledigt werden können. Besteht ein Ungleichgewicht zwischen Aufgaben und Pensum, müssen Anpassungen vorgenommen werden.

Jahresplanung für Termine

Je mehr Mitarbeitende in Planungs- und Vorbereitungsarbeiten einzelner Veranstaltungen einbezogen sind, desto wichtiger und hilfreicher ist eine frühzeitige Planung: Der Gottesdienstplan hängt zusammen mit dem Einsatzplan für Organisten, Kirchenmusiker oder Chöre. Die Daten der Kirchgemeindeversammlungen geben dem Vorstand und dem Sekretariat die Aufgaben vor, die rechtzeitig erledigt werden müssen. Die Termine von Reisen oder Lagern sind wichtig, um die Vorbereitungsarbeiten einteilen und schrittweise erledigen zu können (Planung, Rekognoszieren, Reservationen, Ausschreibung und Einladungen, Anmeldungen und Anmeldefrist etc.).

Weiterbildung

Die Landeskirche misst der Weiterbildung der Mitarbeitenden eine grosse Bedeutung bei. Sie ist eine wichtige Voraussetzung, um anvertraute Aufgaben gut und zuverlässig erledigen zu können. Sie dient dem Erwerb zusätzlicher Kenntnisse, um neue Fragestellungen, Zugänge oder Arbeitsmethoden kennenzulernen.

Rechtliche Grundlage: KGS 951 und KGS 952

Weitere Informationen zur Weiterbildung speziell von Pfarrerinnen und Pfarrern siehe unter Kirche Praktisch / Pfarramt

Weiterbildung, Gesuch
Weiterbildung, Vademecum
Beitrag aus Weiterbildungskonto, Gesuch

Sinn und Zweck

Weiterbildung liegt im Interesse der Arbeitnehmenden, aber auch im Interesse der Arbeitgeberin. Weiterbildung ist nicht nur ein Recht, sondern auch eine Pflicht. Die Arbeit am konkreten Arbeitsplatz soll optimal geleistet werden können - das ist der Zweck der Weiterbildung. In welchem Bereich Weiterbildung sinnvoll oder wünschenswert ist, legen Arbeitgebende und Arbeitnehmende gemeinsam fest.

Weiterbildung ist Arbeitszeit. Sie muss von der arbeitgebenden Kirchgemeinde und vom Kirchenrat genehmigt werden. Ein Formular steht dazu zur Verfügung.

Weiterbildungsgesuch

Weiterbildungsgesuche müssen so eingereicht werden, dass sie an der Kirchenratssitzung, die dem Beginn der Weiterbildung vorausgeht, behandelt werden können. Die Verwaltung muss spätestens eine Woche vor der betreffenden Kirchenratssitzung im Besitz des Gesuchs sein. Die Termine der Kirchenratssitzungen sind auf der Website der Landeskirche ersichtlich.

 

Beitrag aus dem persönlichen Weiterbildungskonto

Alle mit einem Vertrag angestellten Mitarbeitenden verfügen über ein Weiterbildungskonto bei der Landeskirche. Für einen Zeitraum von jeweils drei Jahren steht dort ein Betrag zur Verfügung. Die Höhe des Betrags bemisst sich nach dem Anstellungspensum. Bei einer Anstellung von 100 Prozent beläuft er sich aktuell auf CHF 3‘500 für drei Jahre. In jedem Fall kann mit CHF 2‘333 gerechnet werden.

Um Beiträge an die Weiterbildungskosten zu erhalten, muss das Rückerstattungsformular, zusammen mit den Belegen, bei der landeskirchlichen Verwaltung spätestens 30 Tage nach Abschluss der Weiterbildung eingereicht werden.

Ist das Weiterbildungskonto vor Ablauf von drei Jahren ausgeschöpft, können daraus keine weiteren Beiträge mehr beansprucht werden. Nach drei Jahren steht wiederum ein Betrag in gleicher Höhe zur Verfügung.
 

Sabbatical

Ein Sabbatical ist eine bezahlte Auszeit, die der Arbeitgeber Arbeitnehmenden unter bestimmten Voraussetzungen gewährt. Der Begriff leitet sich ab vom biblischen Sabbatjahr, das der Erholung des Ackerbodens durch eine Zeit der Brache dient.

Ein Sabbatical tritt alle sieben Jahre in Kraft. Entsprechend soll es zur ausgiebigen Erholung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden dienen. (KGS 951 und 952).

Sabbatical, Gesuch
 

Voraussetzung, Gesuch und Stellvertretung

Das Sabbatical ist eine Auszeit von sieben Arbeitswochen, bzw. 35 Arbeitstagen. Anspruch darauf haben Mitarbeitende, wenn ihr Anstellungsverhältnis in der Evangelisch-reformierten Landeskirche Graubünden im Durchschnitt der letzten sieben Jahre mindestens 40 Prozent beträgt. Sieben Jahren nach Ablauf des Sabbaticals entsteht der Anspruch erneut. Sabbaticals können nicht kumuliert werden.

Voraussetzung für die Bewilligung eines Sabbaticals ist, dass die Arbeit in der Bündner Landeskirche fortgesetzt wird - mindestens für eine Zeit, die dem Dreifachen der vertraglich festgelegten Kündigungsfrist entspricht. Andernfalls besteht eine Rückzahlungspflicht. Weiterbildungstage können in den Jahren, in denen ein Sabbatical bezogen wird, nicht beansprucht werden. Ein Sabbatical muss sowohl von der Arbeitgeberin als auch vom Kirchenrat bewilligt werden. Dafür steht ein Gesuchsformular zur Verfügung.

Das Gesuch muss dem Kirchenrat mindstens sechs Monate vor Beginn eingereicht werden. Das Sabbatical dient der Erholung und Weiterentwicklung. Ein Weiterbildungsprogramm ist nicht vorzulegen oder bewilligen zu lassen.

Bezug und Stellvertretung: Ein Sabbatical ist an einem Stück zu beziehen und kann nicht in Raten oder in Form von einzelnen freien Tagen bezogen werden. Für die Zeit der Abwesenheit muss der Arbeitgeber die Stellvertretung regeln - in Absprache mit der zu vertretenden Person. Die Finanzierung der Stellvertretung ist Sache des Arbeitgebers.