Vorstand

Alle Mitglieder der Kirchgemeinde tragen gemeinsam das Leben der Kirche entsprechend ihren Möglichkeiten, ihren Gaben und ihrer Ausbildung mit. So ist es in KGS 210 Art. 9 festgehalten. Die Mitglieder des Kirchgemeindevorstandes und des Pfarramtes sorgen für den Gemeindeaufbau und leiten gemeinsam die Gemeinde.

Die Aufgabe der gemeinsamen Gemeindeleitung muss bewusst ausgestaltet werden (vgl. dazu "Bündner Kirche"). Es geht dabei insbesondere um die Aufgabenteilung zwischen Pfarramt und Kirchgemeindevorstand. Davon zu unterscheiden ist die (personelle) Führungsverantwortung, welche aus Gründen der Zuständigkeit beim Kirchgemeindevorstand liegt. Ein gemeinsames Leitungsverständnis entsteht nicht automatisch. Kirchgemeindevorstand und Pfarramt sind gehalten, ständig daran zu arbeiten, damit die Chancen, welche in diesem Prinzip liegen, auch genutzt werden können. Dazu dienen Retraiten bzw. das gemeinsame Ausarbeiten von Leitungsgrundsätzen und die kontinuierliche Überprüfung von deren Einhaltung.

Einberufung von Sitzungen. Der Kirchgemeindevorstand führt auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten regelmässig ordentliche Sitzungen durch. Eine ausserordentliche Sitzung ist einzuberufen, wenn es die Mehrheit der Mitglieder verlangt (KGS 100 Art. 18). Die Traktanden und Unterlagen werden frühzeitig mitgeteilt bzw. zugestellt, damit sich alle Vorstandsmitglieder und die Vertretung des Pfarramts auf die Sitzung vorbereiten können.

Bestimmte Traktanden sollten regelmässig oder sogar in jeder Sitzung behandelt werden: Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung, Informationen aus der Region bzw. der regionalen Zusammenarbeit, Informationen von der Landeskirche, Varia und die übrigen Traktanden nach dem Jahresverlauf.

Terminplanung. Zur Erhöhung der Planbarkeit und Vereinbarkeit ist es sinnvoll, sich im Kirchgemeindevorstand auf einen bestimmten Rhythmus zu einigen und die Sitzungsdaten frühzeitig zu vereinbaren. Mit sechs bis zehn Sitzungen pro Jahr sollte in den meisten Situationen auszukommen sein. Das Pfarramt ist mit beratender Stimme vertreten und wird daher von Beginn weg in die Terminplanung einbezogen.

Normalerweise wird die Präsidentin oder der Präsident die Sitzung leiten. Ist jedoch eine Beteiligung an den Diskussionen erforderlich oder ist ein Traktandum inhaltlich zu vertreten, sollte die Leitung zeitweise abgegeben werden, um Irritationen und Rollenvermischungen zu vermeiden.

Kollegium. Die Mitglieder des Kirchgemeindevorstands erfüllen gemeinsam die Aufgaben gemäss der landeskirchlichen Verfassung (KGS 100 Art. 9). Die Vertretung des Pfarramts ist mit beratender Stimme beizuziehen. Damit stellt der Kirchgemeindevorstand eine Kollegialbehörde dar.

Abgleich von Meinungen. Innerhalb des Vorstands ist es wichtig, dass alle Mitglieder ihre Meinung äussern und vertreten können. Es ist Aufgabe des Vorstands, die Diskussion über Entscheide intern zu führen und auch andere Meinungen und Positionen anzuhören. Nach aussen hin regelt das Kollegialitätsprinzip ein zuverlässiges Stillschweigen über die internen Diskussionen und verlangt von allen Mitgliedern, sich hinter die Entscheide zu stellen.

Eine fruchtbare Zusammenarbeit lässt sich erreichen, wenn der Vorstand einen regelmässigen Austausch pflegt. Dabei kann das gemeinsame Formulieren von Grundsätzen sehr hilfreich sein. Auch ein Leitbildprozess fördert Aufbau und Pflege des kollegialen Miteinanders. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, regelmässig Retraiten abzuhalten.

Die Inhalte der Vorstandssitzungen unterliegen grundsätzlich der Schweigepflicht, in erhöhtem Masse bei personalvertraulichen Inhalten. Der Vorstand kommuniziert nach aussen via Präsidium bzw. die entsprechenden Ressortverantwortlichen. Gleichzeitig haben die Kirchgemeindemitglieder ein Anrecht darauf, regelmässig über die Geschäfte des Vorstands informiert zu werden, beispielsweise über die jährlichen Rechenschaftsberichte von Vorstand und Pfarramt.

Kommunikation von Entscheiden. Der Kirchgemeindevorstand darf innerhalb seiner Zuständigkeit Entscheide treffen. Auch wenn dabei Einstimmigkeit angestrebt werden soll, ist diese nicht immer möglich. Gerade bei Mehrheitsentscheiden ist es daher wichtig, die Kommunikation des Entscheids mit zu berücksichtigen und damit zu regeln, wer wie zu dem Thema kommunizieren wird.

Im Streitfall. Kommen Streitigkeiten auf, sei dies in der Kirchgemeinde allgemein oder spezifisch im Vorstand, ist es zunächst am Präsidium, diese aufzufangen und zu thematisieren. Ist dieses selbst involviert oder aus anderen Gründen nicht in der Lage, die Situation zu beruhigen, so ist das Präsidium der Kirchenregion einzubeziehen. Der nächste Schritt führt dann je nachdem zum Dekanat (sofern Berufspflichten oder die Amtsführung von Pfarrpersonen eine Rolle spielen), zum Kirchenrat und/oder der Rekurskommission der Landeskirche. Präventiv oder begleitend kann eine Beratung durch das Team Kirchliches Leben erfolgen.

Entschädigungsreglement. Die Entschädigung der Behördenmitglieder ist in einem kirchgemeindeeigenen Entschädigungsreglement geregelt. Grundsätzlich sind Barauslagen als Spesen zu vergüten und Sitzungszeiten mit einem adäquaten Ansatz abzugelten. Da sich die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und andere regelmässige zeitliche Aufwendungen meistens auf bestimmte Funktionen konzentrieren (beispielsweise Präsidium oder Kassieramt), kann dieser Grundaufwand mit einem Fixum abgegolten werden, wobei das Sitzungsgeld zusätzlich zu entrichten ist.

Protokollführung: Gemäss KGS 100 Art. 58 sind über die Sitzungen der kirchlichen Behörden und Kommissionen Protokolle zu führen, die mindestens über die Beschlüsse und die Ergebnisse der Wahlen Auskunft geben. Dabei muss beachtet werden, dass die Protokolle der Genehmigung bedürfen, unterschrieben werden und dafür sorgen, dass Verhandlungen und Entscheide nachvollzogen werden können.

Kirchgemeindearchiv: In KGS 215 ist geregelt, dass jede Kirchgemeinde ein eigenes Archiv führt, für dessen Einrichtung und Führung der Kirchgemeindevorstand verantwortlich ist. Das Archiv besteht aus den Abteilungen Kirchgemeinde und Pfarramt. Der Kirchgemeindevorstand kann das Führen des Archivs für beide Abteilungen dem Pfarramt übertragen oder ein Mitglied der Kirchgemeinde für die Kirchgemeindeabteilung und die Vertretung des Pfarramts für die pfarramtliche Abteilung bezeichnen. Weitere Informationen unter Pfarramt.

Die Vorbereitung der Geschäfte für die Kirchgemeindeversammlung und diese einzuberufen ist Aufgabe des Kirchgemeindevorstands. Die Versammlung wird (gemäss der Kirchgemeindeordnung, meistens mindestens zehn Tage zuvor) angekündigt. Dabei wird darauf geachtet, dass möglichst vielen Gemeindegliedern die Teilnahmemöglich ist. Es finden jährlich mindestens zwei Kirchgemeindeversammlungen statt, eine im Frühling (mit Rechnung des Vorjahres und der Genehmigung der Rechenschaftsberichte von Vorstand und Pfarramt gemäss KGS 100 Art. 11) und eine im Herbst (mit Budget des Folgejahres).

Es ist sehr empfehlenswert, die Kirchgemeindeversammlungen so vorzubereiten, dass die Mitgliedern möglichst viele Inhalte und Themen vorgängig studieren können, sei dies anhand einer Botschaft oder der Publikation der Unterlagen (beispielsweise auf der Webseite). Die Versammlung soll jedoch auch einen informellen und eher gemütlichen Teil umfassen. So stärkt sie das Gemeinschaftsgefühl und die Verbundenheit der Mitglieder untereinander.

Die Vorstandsmitglieder werden durch die Kirchgemeindeversammlung gewählt. Ihre Amtsdauer richtet sich nach der örtlichen Kirchgemeindeordnung (KGS 210 Art. 36). Tritt ein Vorstandsmitglied zurück oder kommt eine Amtszeitbeschränkung zur Anwendung, empfiehlt es sich, dies frühzeitig mitzuteilen. So bleibt genügend Zeit für die Wahlvorbereitung und für die Auseinandersetzung mit Nachwuchs- bzw. Nachfolgefragen.

Personelles. Ist eine Pfarrstelle neu zu besetzen, erfordert dies die Wahl durch die Kirchgemeindeversammlung. Der Kirchgemeindevorstand bereitet diese Wahl vor (Details unter Pfarramt). Auch für die weiteren Mitarbeitenden der Kirchgemeinde ist der Kirchenvorstand die anstellende Behörde. Er ist für deren Anstellung, Führung und Entlassung zuständig. Dabei sind die landeskirchlichen Vorgaben einzuhalten, wie sie im Personalgesetz (KGS 930) und in der Personalverordnung (KGS 931) geregelt sind. 

Freiwillig Mitarbeitende haben genauso ein Recht auf Pflege, Wertschätzung, Führung und Unterstützung, auch wenn sie weder angestellt noch entlassen werden. 

Mit Blick in die Zukunft. Den Gemeindeaufbau zu fördern gehört zu den nachhaltigsten Aufgaben des Kirchgemeindevorstands. Gemeindeaufbau beinhaltet alles, was Menschen im Glauben stärkt, zu neuer Lebenskraft, Orientierung und Hoffnung verhilft und dazu führt, den Glauben in der Gemeinschaft leben zu können. Vielfach findet dieser Aufbau in Form von kirchlichen Angeboten, Projekten und Veranstaltungen statt, welche vom Kirchgemeindevorstand initiiert, entwickelt und genehmigt werden.

Als Arbeitgeberin steht die Kirchgemeinde in der Pflicht, ihre Mitarbeitenden zu führen und zu entwickeln (gesetzliche Fürsorgepflicht). Dies gilt insbesondere gegenüber angestellten und gewählten Personen. Als hauptsächliches Führungsinstrument steht das jährliche Standortgespräch im Zentrum. Wichtig ist, dass Lob und Kritik im gemeinsamen Austausch regelmässig Platz finden. Auf Ausgewogenheit (mehr Lob als Kritik) sowie auf eine wertschätzende Grundhaltung ist zu achten.

Die Personalentwicklung orientiert sich am Bedarf der Kirchgemeinde und nimmt Rücksicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Dazu braucht es einen offenen und ehrlichen Austausch sowie eine klare Vorstellung über die künftige Gemeindeentwicklung. Details dazu unter "Personelles".

Präsenz an der Schule. Der Religionsunterricht wird grundsätzlich als ökumenischer Unterricht konzipiert und erfolgt in Absprache und Partnerschaft mit der jeweiligen Schulträgerschaft. So kann erreicht werden, dass wöchentlich eine Lektion Religionsunterricht pro Klasse stattfindet. Dazu stellt der Kirchgemeindevorstand entsprechend qualifizierte Fachlehrkräfte an. Meistens beinhaltet das Pensum des Pfarramts ebenfalls eine gewisse Anzahl an Religionsunterrichtsstunden. Es empfiehlt sich, im Kirchgemeindevorstand ein Ressort für den Religionsunterricht vorzusehen, damit Partner und Fachlehrpersonen für ihre Anliegen eine Anlaufstelle haben und eine transparente Führungsarbeit ermöglicht wird.

Kollektenplanung. Gewisse Kollekten werden durch die Landeskirche angeordnet. Bei anderen besteht für die Kirchgemenden, bzw. für den Vorstand die Möglichkeit, weitere Werke und Organisationen zu berücksichtigen. Vorzugsweise orientiert sich der Vorstand dabei an einem Verteilschlüssel, der regionale, kantonale, schweizerische und übrige Werke in einer guten Mischung beinhaltet. Auch sollte für eine thematische Streuung gesorgt werden, indem Werke und Organisationen verschiedener Ausrichtung einbezogen werden (Kinder, Jugendliche, Flüchtlinge, Armutsbetroffene etc.). Es können auch ein paar Kollekte offen gelassen werden, wenn der Plan erstellt wird (meist Ende Jahr für das kommende Jahr), um dann aktuelle Projekte berücksichtigen zu können (Glückskette, HEKS etc.).

Der Finanzhaushalt und die Vermögensverwaltung der Kirchgemeinde obliegen dem Kirchgemeindevorstand. Dazu bestimmt er eine Kassierin oder einen Kassier und sorgt dafür, dass diese Person über die nötigen Kenntnisse verfügt. Die Einhaltung des harmonisierten Rechnungsmodells (HRM2) ist obligatorisch. Der Vorstand bzw. das Kassieramt wird jährlich durch das Revisorat entlastet, wenn die Kirchgemeindeversammlung die jeweilige Jahresrechnung genehmigt. Mehr dazu unter "Finanzen".

Umsetzung landeskirchlicher Erlasse. Die Kirchgemeinden setzen landeskirchliche Erlasse um, was der jeweilige Vorstand sicherzustellen hat. Dazu gehört das Einhalten der landeskirchlichen Verfassung und der entsprechenden Gesetze. Dabei ist es wichtig, ständig auf dem Laufenden zu sein über allfällige Änderungen, weshalb die Kirchgemeindevorstände über eine aktuelle Gesetzessammlung verfügen müssen. Diese kann auf der Webseite der Landeskirche (gr-ref.ch/gesetzessammlung) eingesehen werden, zusätzlich wird sie auf Papier herausgegeben. Zu beachten sind ausserdem die Informationen und Anordnungen, welche der Kirchenrat via Ausschreiben den Kirchenregionen, Vorständen, Pfarrpersonen etc. verschickt.  zukommen lässt und die häufig letztendlich von den Kirchgemeinden umgesetzt werden.

Kontaktpflege. Der Kirchgemeindevorstand vertritt die Kirchgemeinde gegen aussen. Wie er sich dabei organisiert bzw. welchen Anteil beispielsweise das Präsidium übernimmt, ist dem Vorstand überlassen. Im Sinne des Gemeindeaufbaus ist es wichtig, dass diese Repräsentationsaufgaben regelmässig wahrgenommen werden, denn damit werden unter anderem Beziehungen und Partnerschaften gepflegt, sei dies zu der politischen Gemeinde, zu der Schule oder zu Vereinen und Gruppierungen. Es empfiehlt sich, Einladungen zu entsprechenden Anlässen möglichst anzunehmen und gute Kontakte zu knüpfen und zu pflegen, auch weil dadurch der Nachwuchs im Vorstand gefördert werden kann.

Regelmässige Information. Für die Informationen an die Gemeindeglieder können verschiedene Kanäle genutzt werden: reformiert., Lokalzeitung, eigene Publikationen, Webseite, soziale Medien etc.. Es empfiehlt sich, ein umfassendes Kommunikationskonzept zu entwerfen und umzusetzen, damit eine gute Konstanz im Kommunikationsverhalten der Kirchgemeinde entstehen kann. Auch der Informationsfluss zwischen Kirchgemeinde und Kirchenregion ist vom Vorstand sicherzustellen.

Ansprechender Auftritt. Die Landeskirche stellt einen Veranstaltungskalender ("Guidle") und diverse Vorlagen für Corporate Design, Gemeindewebseite und Office zur Verfügung (siehe "Kommunikationskoffer"). Plattformen wie findhelp.gr., benevol-jobs.ch oder pfefferstern.ch können die Sichtbarkeit der Gemeindearbeit erhöhen.

Kommunikationskoffer

Neue Wege: Der Kirchgemeindevorstand hat die Möglichkeit, Anträge an die Kirchenregion oder den Kirchenrat zu stellen. Damit kann er auf die Rahmenbedingungen der Kirchgemeinde Einfluss nehmen. Ausserdem stellt die Landeskirche mit dem Team Kirchliches Leben Fachleute zur Verfügung, welche zur Unterstützung und Beratung hinzugezogen werden können, insbesondere auch dann, wenn neue Wege beschritten werden sollen.

Obligatorische Ressorts

• Präsidium
• Finanzen
• Aktuariat

weitere Ressorts können sein: 

• Personal
• Gemeindeleben
• Bildung
• Diakonie
• Seelsorge
• Gottesdienste
• Liegenschaften

Die konkrete Definition der Ressorts ist situations- und gemeindeabhängig. Es empfiehlt sich, die Inhalte mithilfe von Checklisten und Aufgabensammlung zu erfassen und so die Übertragung der Aufgaben zu erleichtern. 

Interne Schulungen: Es finden regelmässig Kurse statt, die den Kirchgemeindevorständen helfen, sich in ihren Aufgaben zurechtzufinden. Für neu eingetretene Amtsträgerinnen und Amtsträger ist der Kurs "Neu in der Kirche" geeignet. Er gibt einen guten Überblick über die Rahmenbedingungen und die grundlegenden Bestimmungen der Landeskirche. Der Kurs "Gemeinde leiten" konzentriert sich auf die Führungsaufgabe des Vorstands bzw. des Präsidiums, wobei dem Modell der gemeinsamen Gemeindeleitung besonders Rechnung getragen wird. Die Kurse werden jährlich im Bildungsprogramm und auf Guidle ausgeschrieben.

Externe Schulungen: Neben den internen Schulungen besteht die Möglichkeit, ausserhalb des landeskirchlichen Angebots spezifische Schulungen zu absolvieren. Hier sei vor allem der CAS-Kurs "Führen in kirchlichen Kontexten" (FINK) erwähnt, welcher regelmässig in Zusammenarbeit von verschiedenen Landeskirchen und der Fachhochschule Nordwestschweiz (fhnw) stattfindet. Auskünfte dazu sind beim Team Kirchliches Leben erhältlich oder direkt via die Webseite der Aargauer Kirche. Alternativ dazu bietet die Fachhochschule Nordwestschweiz auch den CAS Verwaltungsleitung in der Kirche an.

Bildungsangebote (Behördenbildung)  
Führen in kirchlichen Kontexten (FINK) 
CAS Verwaltungsleitung