Vorstand

Zur Erhöhung der Planbarkeit und Vereinbarkeit ist es sinnvoll, sich im Kirchgemeindevorstand auf einen bestimmten Rhythmus zu einigen und die Sitzungsdaten frühzeitig zu vereinbaren. Mit sechs bis zehn Sitzungen pro Jahr sollte in den meisten Situationen auszukommen sein. Das Pfarramt ist mit beratender Stimme vertreten und wird daher von Beginn weg in die Terminplanung einbezogen.

Auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten führt der Kirchgemeindevorstand regelmässig ordentliche Sitzungen durch. Eine Sitzung ist ebenfalls einzuberufen, wenn es die Mehrheit der Mitglieder verlangt.

Die Traktanden und Unterlagen werden frühzeitig mitgeteilt bzw. zugestellt, damit sich alle Vorstandsmitglieder und die Vertretung des Pfarramts vorbereiten können.

Bestimmte Traktanden sollten regelmässig oder sogar in jeder Sitzung behandelt werden. Neben der Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung ist dabei auch an Varia zu denken. Für die Berichterstattung aus der Kirchenregion und dem Evangelischen Grossen Rat (EGR) sind ebenfalls Zeitgefässe vorzusehen. Ansonsten richten sich die Traktanden nach dem Jahresverlauf.

Normalerweise wird das Präsidium die Sitzung leiten. Ist jedoch eine Beteiligung an den Diskussionen erforderlich oder ist ein Traktandum inhaltlich zu vertreten, sollte die leitende Rolle zeitweise abgegeben werden, um Irritationen und Rollenvermischungen zu vermeiden.

Protokollführung: Gemäss KGS 100 Art. 58 sind über die Sitzungen der kirchlichen Behörden und Kommissionen Protokolle zu führen, die mindestens über die Beschlüsse und die Ergebnisse der Wahlen Auskunft geben.

Kirchgemeindearchiv: In KGS 215 ist geregelt, dass jede Kirchgemeinde ein eigenes Archiv führt, für dessen Einrichtung und Führung der Kirchgemeindevorstand verantwortlich ist. Das Archiv besteht aus den Abteilungen Kirchgemeinde und Pfarramt. Der Kirchgemeindevorstand kann das Führen des Archivs für beide Abteilungen dem Pfarramt übertragen oder ein Mitglied der Kirchgemeinde für die Kirchgemeindeabteilung und die Vertretung des Pfarramts für die pfarramtliche Abteilung bezeichnen.

Die Aufgabe der gemeinsamen Gemeindeleitung muss bewusst ausgestaltet werden, vgl. dazu den Artikel Bündner Kirche auf Kirche Praktisch. Es geht dabei insbesondere um die Aufgabenteilung zwischen Pfarramt und Kirchgemeindevorstand. Davon zu unterscheiden ist die (personelle) Führungsverantwortung, welche aus Gründen der Zuständigkeit beim Kirchgemeindevorstand liegt. Ein gemeinsames Leitungsverständnis entsteht nicht automatisch. Kirchgemeindevorstand und Pfarramt sind gehalten, ständig daran zu arbeiten, damit die Chancen, welche in diesem Prinzip liegen, auch genutzt werden können. Dazu dienen Retraiten bzw. das gemeinsame Ausarbeiten von Leitungsgrundsätzen und die kontinuierliche Überprüfung von deren Einhaltung.

Die Kirchgemeinde steht als Arbeitgeberin ganz grundsätzlich in der Pflicht, ihre Mitarbeitenden zu führen und zu entwickeln (gesetzliche Fürsorgepflicht). Dies gilt gegenüber angestellten und gewählten Personen. Als hauptsächliches Führungsinstrument steht das jährliche Standortgespräch im Zentrum. Es braucht jedoch auch das Bewusstsein, dass weitere Einflussnahmen auf die Mitarbeitenden ebenfalls Führungsarbeit darstellt. Lob und Kritik soll im gemeinsamen Austauschregelmässig Platz haben und Platz finden. Dabei ist Ausgewogenheit (mehr Lob als Kritik) sowie eine wertschätzende Grundhaltung enorm wichtig.

Die Personalentwicklung hat sich einerseits am Bedarf der Kirchgemeinde zu orientieren und andererseits dem Bedürfnis der Mitarbeitenden zu entsprechen. Dazu braucht es einen offenen und ehrlichen Austausch einerseits und eine klare Vorstellung über die künftige Gemeindeentwicklung andererseits. Im Kapitel Personelles auf Kirche Praktisch finden Sie dazu noch mehr Informationen.

Innerhalb des Vorstands ist es wichtig, dass alle Mitglieder ihre Meinung äussern und vertreten können. Es ist Aufgabe des Vorstands, die Diskussion über Entscheide intern zu führen und auch andere Meinungen und Positionen anzuhören. Nach aussen hin regelt das Kollegialitätsprinzip ein zuverlässiges Stillschweigen über die internen Diskussionen und verlangt von allen Mitgliedern, sich hinter die Entscheide zu stellen.

Eine fruchtbare Zusammenarbeit lässt sich erreichen, wenn der Vorstand einen regelmässigen Austausch pflegt, welcher durch Akzeptanz und Toleranz geprägt ist. Dabei kann das gemeinsame Formulieren von Grundsätzen sehr hilfreich sein. Auch ein Leitbildprozess fördert Aufbau und Pflege des kollegialen Miteinanders. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, regelmässig Retraiten abzuhalten.

Die Inhalte der Vorstandssitzungen unterliegen grundsätzlich der Schweigepflicht, in erhöhtem Masse bei personalvertraulichen Inhalten. Der Vorstand kommuniziert nach aussen via Präsidium bzw. die entsprechenden Ressortverantwortlichen. Gleichzeitig haben die Kirchgemeindemitglieder ein Anrecht darauf, regelmässig über die Geschäfte des Vorstands informiert zu werden, beispielsweise über die jährlichen Rechenschaftsberichte von Vorstand und Pfarramt. Es empfiehlt sich, die Kommunikationsarbeit der Kirchgemeinde und des Vorstands in einem Kommunikationskonzept zu regeln.

Entscheide gibt es regelmässig zu treffen durch den Kirchgemeindevorstand. Auch wenn dabei Einstimmigkeit angestrebt werden soll, ist diese nicht immer möglich. Gerade bei Mehrheitsentscheiden ist es daher wichtig, die Kommunikation des Entscheids mit zu berücksichtigen und damit zu regeln, wer wie zu dem Thema kommunizieren wird.

Kommen Streitigkeiten auf, ist es zunächst am Präsidium, diese aufzufangen und zu thematisieren. Ist dieses selbst involviert oder aus anderen Gründen nicht in der Lage, die Situation zu beruhigen, so ist das Präsidium der Kirchenregion einzubeziehen. Der nächste Eskalationsschritt führt dann zum Kirchenrat und/oder zur Rekurskommission der Landeskirche. Präventiv oder begleitend kann eine Beratung durch das Team Kirchliches Leben erfolgen.

Die Kirchgemeindeordnung regelt die Entschädigung der Behördenmitglieder anhand eines Entschädigungsreglements. Grundsätzlich sind Barauslagen als Spesen zu vergüten und Sitzungszeiten mit einem adäquaten Ansatz abzugelten. Da sich die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen meistens auf das Präsidium konzentrieren, kann dieses auch mit einem Fixum abgegolten werden, wobei das Sitzungsgeld zusätzlich zu entrichten ist. Unter Downloads finden Sie eine Vorlage für ein Entschädigungsreglement.

Zur kollegialen Ausgestaltung der Vorstandsarbeit gehört, dass auch dann und dort, wo Zuständigkeiten zugeordnet sind, der ganze Vorstand über alle relevanten Geschäfte informiert ist. Ausserdem ist es für eine gemeinsame Haltung nach aussen sehr nützlich, wenn klare Stellvertretungsregeln bestehen und somit jedes Behördenmitglied neben dem eigenen Ressort ein weiteres stellvertretend führt.

Mögliche Ressorts können sein:

• Liegenschaften
• Religions- und Konfirmandenunterricht
• Kinder und Familien
• Gottesdienst und Kirchenmusik
• Jugendarbeit
• Seniorenarbeit
• Gemeindeentwicklung
• Erwachsenenbildung
• Spiritualität
• Kommunikation
• OeME (Ökumene, Mission und Entwicklungszusammenarbeit)
• Nachhaltigkeit
• Nachwuchsförderung
• Personelles
• Freiwillige
• Projekte

Die konkrete Definition der Ressorts ist stark situationsabhängig. Es empfiehlt sich, die Inhalte mithilfe von Checklisten und Aufgabensammlung zu erfassen und so die Übertragung der Aufgaben zu erleichtern.

Folgende Unterlagen stehen in Bezug auf Rollen und Ressorts zur Verfügung:

• Präsidium: (in Arbeit)
• Kassieramt: (in Arbeit)
• Aktuariat: (in Arbeit)
• … (in Arbeit)

Die Vorbereitung der Geschäfte für die Kirchgemeindeversammlung und deren Einberufung ist Aufgabe des Kirchgemeindevorstands. Die Versammlung wird (gemäss der Kirchgemeindeordnung, meistens mindestens 10 Tage zuvor) angekündigt. Dabei wird darauf geachtet, dass möglichst vielen Gemeindegliedern die Teilnahme möglich ist. Es finden jährlich mindestens zwei Kirchgemeindeversammlungen statt, eine im Frühling (mit Rechnung des Vorjahres und der Genehmigung der Rechenschaftsberichte von Vorstand und Pfarramt gemäss KGS 100 Art. 11 ) und eine im Herbst (mit Budget des Folgejahres).

Es ist sehr empfehlenswert, die Kirchgemeindeversammlungen so vorzubereiten, dass den Mitgliedern Gelegenheit gegeben wird, möglichst viele der Inhalte und Themen vorgängig zu studieren, sei dies anhand einer Botschaft oder der Publikation der Unterlagen beispielsweise auf der Webseite. Die Versammlung sollte von einer kundigen und erfahrenen bzw. geschulten Person geleitet werden.

Ist eine Pfarrstelle neu zu besetzen, so erfordert dies die Wahl durch die Kirchgemeindeversammlung. Der Kirchgemeindevorstand bereitet diese Wahl vor. Details dazu entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Pfarramt auf Kirche Praktisch.

Ausserdem agiert der Kirchgemeindevorstand als anstellende Behörde für die weiteren Mitarbeitenden der Kirchgemeinde. Er ist also für deren Anstellung, Führung und Entlassung zuständig.

Die landeskirchlichen Vorgaben, wie sie in Personalgesetz (KGS 930) und Personalverordnung (KGS 931) geregelt sind, sind für die jeweiligen Anstellungsverhältnisse einzuhalten.

Nicht zu vergessen sind die freiwillig Mitarbeitenden. Zwar werden diese weder angestellt noch entlassen, haben jedoch genauso ein Recht auf Pflege, Wertschätzung, Führung und Unterstützung.

Die Förderung des Gemeindaufbaus gehört zu den nachhaltigsten Aufgaben des Kirchgemeindevorstands. Gemeindeaufbau beinhaltet dabei alles, was Menschen im Glauben stärkt, zu neuer Lebenskraft, Orientierung und Hoffnung verhilft und dazu führt, den Glauben in der Gemeinschaft leben zu können. Vielfach findet dieser Aufbau in Form von kirchlichen Angeboten, Projekten und Veranstaltungen statt, welche vom Kirchgemeindevorstand initiiert, entwickelt und genehmigt werden.

Der Religionsunterricht wird in Zusammenarbeit mit der katholischen Kirche grundsätzlich als ökumenischer Unterricht konzipiert und erfolgt in Absprache und Partnerschaft mit der jeweiligen Schulträgerschaft. So kann erreicht werden, dass wöchentlich eine Lektion Religionsunterricht pro Klasse stattfindet. Dazu stellt der Kirchgemeindevorstand entsprechend qualifizierte Fachlehrkräfte an. Meistens beinhaltet das Pensum des Pfarramts ebenfalls eine gewisse Anzahl an Religionsunterrichtsstunden. Es empfiehlt sich, im Kirchgemeindevorstand ein Ressort für den Religionsunterricht vorzusehen, damit Partner und Fachlehrpersonen für ihre Anliegen eine Anlaufstelle haben und eine transparente Führungsarbeit ermöglicht wird.

Gewisse Kollekten werden durch die Landeskirche angeordnet, doch längst nicht alle. Hier besteht ein bedeutsamer Spielraum für die Kirchgemeinden bzw. für den Kirchgemeindevorstand, nämlich unterstützungswürdige Werke und Organisationen mit Kollekten zu berücksichtigen. Vorzugsweise orientiert sich der Vorstand dabei an einem Verteilschlüssel, der regionale, kantonale, schweizerische und übrige Werke in einer guten Mischung beinhaltet. Auch sollte für eine thematische Streuung gesorgt werden, indem Werke und Organisationen verschiedener Ausrichtung einbezogen werden (Kinder, Jugendliche, Flüchtlinge, Armutsbetroffene etc.). Es können auch ein paar Kollekten offen gelassen werden, wenn der Plan erstellt wird (meist Ende Jahr für das kommende Jahr), um dann aktuelle Projekte berücksichtigen zu können (Glückskette, HEKS etc.).

Finanzhaushalt und Vermögensverwaltung der Kirchgemeinde obliegt dem Kirchgemeindevorstand. Dazu bestimmt er eine Kassierin oder einen Kassier und sorgt dafür, dass diese Person über die nötigen Kenntnisse verfügt. Die Einhaltung des harmonisierten Rechnungsmodells (HRM2) ist obligatorisch. Der Vorstand bzw. das Kassieramt wird jährlich durch das Revisorat entlastet, wenn die Kirchgemeindeversammlung die jeweilige Jahresrechnung genehmigt.

Die Kirchgemeinden setzen landeskirchliche Erlasse um, was der jeweilige Vorstand sicherzustellen hat. Dazu gehört das Einhalten der landeskirchlichen Verfassung und der entsprechenden Gesetze. Dabei ist es wichtig, ständig auf dem Laufenden zu sein über allfällige Änderungen, weshalb die Kirchgemeindevorstände über eine aktuelle Gesetzessammlung verfügen müssen. Diese kann online auf der Webseite der Landeskirche (gr-ref.ch/gesetzessammlung) oder unter Downloads abgerufen werden und wird zusätzlich auf Papier herausgegeben.

Der Kirchgemeindevorstand vertritt die Kirchgemeinde nach aussen. Wie er sich dabei organisiert bzw. welchen Anteil beispielsweise das Präsidium übernimmt, ist dem Vorstand überlassen. Im Sinne des Gemeindeaufbaus ist es jedoch wichtig, dass diese Repräsentationsaufgaben regelmässig wahrgenommen werden, denn damit werden unter anderem Beziehungen und Partnerschaften gepflegt, sei dies zur politischen Gemeinde, zur Schule oder zu Vereinen und Gruppierungen. Es empfiehlt sich, Einladungen zu entsprechenden Anlässen möglichst anzunehmen und gute Kontakte zu knüpfen und zu pflegen, auch weil dadurch der Nachwuchs im Vorstand gefördert werden kann.

Dabei geht es einerseits um die Informationen an die Gemeindeglieder. Auf welche Kanäle hierbei gesetzt werden soll (reformiert., Lokalzeitung, eigene Publikationen, Internet, soziale Medien etc.) steht dem Vorstand frei. Es empfiehlt sich, ein umfassendes Kommunikationskonzept zu entwerfen und umzusetzen, damit eine gute Konstanz im Kommunikationsverhalten der Kirchgemeinde entstehen kann. Andererseits ist auch der Informationsfluss zwischen Kirchgemeinde und Kirchenregion vom Vorstand sicherzustellen. Als Hilfsmittel sei hier auf den Kommunikationskoffer hingewiesen, welcher bei der Stabstelle Kommunikation der Landeskirche angefordert werden kann.

Antragsrecht: Der Kirchgemeindevorstand hat die Möglichkeit, Anträge an die Kirchenregion oder den Kirchenrat zustellen. Damit kann er Einfluss nehmen auf die Rahmenbedingungen der Kirchgemeinde.

Ausserdem stellt die Landeskirche mit dem Team Kirchliches Leben Fachleute zur Verfügung, welche zur Unterstützung und Beratung hinzugezogen werden können, insbesondere auch dann, wenn neue Wege beschritten werden sollen.

• Arbeitsplanungstool
• Merkblatt zur Aufgaben- oder Jahresarbeitsplanung
• Handbuch Aufgabenplanung

• Vorlage Standortgespräch

• Kontenplan HRM2
• Kollekteninformationen
• Lagerbeitrag Jugendarbeit, Gesuch

Das kirchenrätliche Aktuariat erteilt rechtliche Auskünfte und berät insbesondere bei Fragen im Zusammenhang mit Anstellungen. Die landeskirchliche Finanzverwaltung steht bei finanziellen und versicherungstechnischen Fragen und Themen rund um Liegenschaften sowie Bau- und Umweltthemen zur Verfügung. Im Team Kirchliches Leben sind verschiedene Ansprechpartner vereint, welche in Zusammenhang mit kirchlichen Angeboten Auskünfte, Tipps und Anregungen geben können.

Es finden regelmässig Kurse statt, welche den Kirchgemeindevorständen helfen, sich in ihren Aufgaben zurechtzufinden.

• Für neu eingetretene Amtsträgerinnen und Amtsträge ist der Kurs Neu in der Kirche geeignet. Er gibt einen guten Überblick über die Rahmenbedingungen und die grundlegenden Bestimmungen der Landeskirche.
• Der Kurs Gemeinde leiten konzentriert sich auf die Führungsaufgabe des Vorstands bzw. des Präsidiums, wobei dem Modell der gemeinsamen Gemeindeleitung besonders Rechnung getragen wird.

Die Kurse werden jährlich via Guidle ausgeschrieben.
Veranstaltungen Behördenbildung

Neben den internen Schulungen besteht auch die Möglichkeit, ausserhalb des landeskirchlichen Angebots spezifische Schulungen zu absolvieren. Hier sei vor allem der CAS-Kurs Führen in kirchlichen Kontexten erwähnt, welcher regelmässig in Zusammenarbeit von verschiedenen Landeskirchen und der Fachhochschule Nordwestschweiz (fhnw) stattfindet. Auskünfte dazu sind beim Team Kirchliches Leben erhältlich oder direkt via die Webseite der Aargauer Kirche.

Alternativ dazu bietet die Fachhochschule Nordwestschweiz auch den CAS Verwaltungsleitung in der Kirche an.