3. April 2020

Tools für Online-Meetings

Die digitale Welt erfährt derzeit eine kaum dagewesene Akzeptanz. Wo die junge Generation noch vor ‚zu viel Bildschirmzeit‘ ermahnt wurde, ist sie nun aufgefordert, eben genau damit einen grossen Teil ihrer Zeit zu verbringen. Lernend, versteht sich – und macht Sinn. In der Arbeitswelt ist eben genau diese Art von ‚Fernwirken‘ auch angekommen. Zwar unter Druck, für mich dennoch mit klaren Vorteilen. Die Verkehrswege und -Zeiten erfahren Entlastung,  klare  Moderationen führen zusätzlich zeitsparend und effektiv zum Ziel.

Und worin erkennt der Schreibende Nähe? Skype war vielleicht überhaupt die erste Möglichkeit, ausserhalb der Geschäftswelt mit Ton und Bild in Kontakt zu treten. Wir als Familie schätzten diesen Kontakt mit der Tochter in Übersee. Das spätere Texten in Echtzeit – vorwiegend mit WhatsApp, verlor an Qualität im Austausch. Die Kommunikation veränderte sich zum Ping-Pong. Ich stehe dazu: Chats bediene ich meist nebenbei, bin gleichzeitig in Gruppen und mit Freunden im Austausch, die anwesende Familie bleibt aussen vor. Bestenfalls zeige ich einen geteilten Film, den die Übrigen oft schon mehrmals erhalten haben…

Die aktuellen Online-Meetings, wie sie halt neudeutsch benannt werden, erfahre ich durchwegs positiv. Meine Zeit ist für jemand, für ein Thema reserviert. Da bin ich ungeteilt dabei. Auch mein Gegenüber ist voll da. Sogar dann, wenn rund 10 Personen auf meinem Bildschirm sichtbar sind. Zusätzlich beeindruckt mich die Gesprächsdisziplin. Wortmeldungen werden kürzer gefasst, haben dadurch grosse Chance, bis zum Ende angehört zu werden. Dreinreden gibt es kaum, denn in der zweidimensionalen Welt bleibt die Konzentration auf eine Stimme auf der Strecke (Dies erfahren alle, welche mit einem Gegenüber im Gespräch ist, welches eine Hörhilfe benutzt).
Ich ziehe mich gerne in eine ruhige Ecke zurück, um an Videokonferenzen teilzunehmen. Ich klinke mich aus der Umgebung aus. Das gelingt mir mit einem Telefongespräch nicht immer. Gut, diese finden oft spontan statt und unterbrechen eine andere Tätigkeit.

Nähe? Ja! Die bestimmt bestmögliche Nähe zum Gegenüber. Mit Ton und Bild darf ich die aktuelle Stimmung vom Gegenüber teilen, ein Teil von mir ist ‚dort‘, denn auch ich teile mich mit, mit meiner Umgebung, meinen Gefühlen, meiner Aufmerksamkeit. Vielleicht hätten wir schon früher den Wert des ‚von Angesicht zu Angesicht‘ erkennen sollen.
Dass ich’s hier doch noch erwähne: Handgeschriebene Briefe hätten noch heute ihren Wert. Hätten, ja. Auch ich nehme mir zu selten Zeit dafür. Solche Briefe gehen über den Moment hinaus, damit beeinflussen sie schon beim Schreiben den Inhalt. Ist hier aber nicht Thema…

Mein Favorit im Dschungel der digitalen Möglichkeiten: https://meet.jit.si/
Hier wird (fast*) keine zusätzliche Software und auch kein Benutzerkonto benötigt, was für mich die grössten Vorteile sind. Die Leute von jitsi.org stellen hiermit eine geniale Möglichkeit kostenlos zur Verfügung. 17 Jahre Erfahrung können hier genutzt werden! Die Startseite https://meet.jit.si/ erscheint wohl in Englisch, soll jedoch nicht beängstigen. Verlangt wird lediglich ein Name für die bevorstehende ‚Sitzung‘, dann rechts auf GO klicken. Die Anzeigesprache kann über das Zahnradsymbol oben rechts bei Bedarf dennoch geändert werden.

Einmal auf Go/Los geklickt, erscheint das Videofenster, im besten Fall startet die Liveübertragung von Ihnen. Kein Bild? Lesen sie dazu die Informationen weiter unten „allgemeine Anforderungen“.
Noch sind Sie alleine. Kopieren Sie die ganze Adresse oben im Browser (https://meet.jit.si/IHR-SITZUNGSNAME) und schicken Sie diesen Link an alle, welche Sie einladen möchten – natürlich mit exaktem Termin. Zu besagtem Zeitpunkt werden alle Eingeladenen diese Website öffnen – jedes erscheint mit kleinem Bild. Als Gast einer Sitzung brauchen Sie nichts weiter zu tun, als den erhaltenen Link zu öffnen und natürlich die „Allgemeinen Anforderungen“ zu erfüllen.

Hilfreiche Symbole von links nach rechts erklärt, viele sind selbsterklärend:

  • Teilen Sie ihren Bildschirm -> zeigen Sie Fotos, Videos oder Traktanden von ihrem Computer
  • Erheben Sie die Hand -> in grösseren Gruppen hilfreich, um angesprochen zu werden (ähnlich wie in der Schule  ;-))
  • Chat-Funktion -> Teilen Sie Links oder Fragen – auch nur an Einzelne aus der Gruppe möglich
  • Mikrofon -> Schalten Sie das Mikrofon aus oder ein
  • Rote Taste -> Damit melde Sie sich ab!
  • Kamera -> Aktivieren oder deaktivieren Sie die Videoübertragung (Verbindung und Ton bleibt erhalten, auch sind die Übrigen für Sie sichtbar)
  • Kachelansicht -> Entscheiden Sie, ob alle Teilnehmenden in gleichgrossen Fenster oder der/die Sprechende in Grossbild zu sehen ist.
  • Information -> Zeigt Einzelheiten zur aktuellen Sitzung. In Chrome lässt sich auch hier die Adresse der Sitzung kopieren.
  • ‚Drei Punkte‘ / Weitere Einstellungen: Hier kann unter anderem ebenfalls die Sprache ausgewählt oder ein Videomitschnitt gestartet werden.

Achtung: Jitsi funktioniert mit dem Webbrowser Google Chrome am besten, selber benutze ich Firefox. Zwar gibt Firefox eine Meldung aus, dass er nicht optimal funktionieren wird -> Wegklicken, funktioniert trotzdem! Die Browser Edge und Safari funktionieren leider nicht. Das Tool funktioniert auf Computer, Laptop wie auch auf Smartphone und Tablet. Es wird nicht weiter erstaunen, dass es für Smartphone und Tablet eine App gibt.

Das Eröffnen und Einladen zu einer Sitzung erachte ich als sehr einfach, ebenso das Folgen auf eine Einladung. Der gleiche Link kann zu weiteren abgemachten Zeiten genutzt werden, so braucht es beispielsweise für Vorstände oder Projektgruppen nicht für jedes Meeting eine neue Web-Adresse. Ein Login bei irgendeinem Anbieter entfällt – was aus Sicht der Datensicherheit dem üblichen Internetgebrauch entspricht. Ohne Einladung werden sich keine unangemeldeten Gäste einfinden.

Hilfreich ist, wenn eine Gesprächsleitung definiert ist. In Schulungssituationen ist das Stummschalten des Mikrofons zu empfehlen, da ein Husten oder Blättern nicht nur für alle hörbar ist, eine  Bildschirmübertragung wird je nach Einstellung bei den Teilnehmenden durch Ihr Bild vorübergehend ersetzt.

Allgemeine Anforderungen: Ob es wirklich funktioniert? Machen Sie vor dem ersten Meeting einen Testanruf! Ihr Moderator, Teamkollege oder Freund ist dazu bestimmt gerne bereit.

Videokonferenzen machen nur mit Ton und Bild Sinn. Häufig sind Mikrofon und Kamera in den Sicherheitseinstellungen im Computersystem oder im Browser ausgeschaltet. Der Browser wird Sie nach der Erlaubnis fragen. Allenfalls ist ein Durchklicken in die Systemeinstellungen notwendig:
Windows: Start-> Einstellungen -> Sicherheit -> Kamera und Mikrofon (je separat)
Mac: Apple-Symbol- -> Systemeinstellungen – Sicherheit -> Datenschutz -> Kamera und Mikrofon (je separat)
Achtung: Sicherheitseinstellungen im System brauchen Administratorenrechte! Sind Sie nicht selber Admin, prüfen Sie die Einstellungen also rechtzeitig!

Verwenden Sie generell aktualisierte Programme.

Mikrofon, Kamera und Lautsprecher sind bei vielen Computer, vor allem Laptops meist ausreichend. Trotzdem verwende ich gerne einen Kopfhörer. Damit bin ich konzentrierter dabei und lasse mich – gerade im Home-Office nicht von Nebengeräuschen ablenken. Ist am Kopfhörer / Headset ein Mikrofon mit dabei, ist ein Tippen auf der Tastatur für das Gegenüber wesentlich unauffälliger. Wie Sie zusätzliche Geräte anschliessen, koppeln oder freigeben erfahren Sie bestimmt bei dessen Hersteller.

 

Persönliche Rückmeldungen zu anderen Anbietern:
(ohne mich als IT-Kenner darzustellen, erlaube ich mich dazu zu äussern):

  • Zoom habe ich als stabil und mit guter Qualität erfahren. Bedienung und Möglichkeiten innerhalb einer Konferenz sind sehr gut. Das Login, der Softwaredownload, vor allem die Installation – welche mich zum meinem Administrator zwingt kann eine Hürde sein. In der Gratisversion wird eine Unterhaltung nach 40Min abrupt abgebrochen. Das Meeting kann zwar neu gestartet werden, ist jedoch verwirrlich. Die Jahreslizenz hat seinen Preis, rund Fr. 150.-. Rechnet man das Abo in Bahnbillete nach Zürich hoch, hat es sich doch schnell rentiert. Die Datensicherheit sei bei Zoom bereits umstritten, sodass einige Betriebe und Institutionen bereits ausgestiegen sind.
  • Skype, als ‚guter alter Freund‘ kann leider auch nicht ganz mithalten. Die Bedienung ist zwar vertraut, doch will hier zuerst eine Gruppe erstellt werden. Das Einloggen in ein Meeting war für viele Mühsam, die Verbindung war teilweise schlecht oder ruckte. Weiter arbeitet Skype nach wie vor mit  verschiedenen Fenster. Dies mag gut sein bei mehreren Monitoren, macht die Unterhaltung dennoch unübersichtlich. Auch war einmal ein ungebetener Gast mit in der Runde.

Weiterführender Link: Jitsi Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=5zjC53emjlU

Sind Sie nun bereit? Laden Sie doch zu einem virtuellen ‚Stammtisch‘ oder Kaffeetreff ein! Regelmässig, zur selben Zeit. Lassen Sie sich überraschen, wer da Ihre Nähe suchen wird. Oder ’schauen‘ Sie im April jeweils mittwochs um 10:00 bei mir zu einem ‚Kaffee‘ vorbei:
https://meet.jit.si/GR-ref_MittwochKafi

Claudio Eugster
Gemeindeentwicklung

 

Foto: Selbstportrait